MS Excel in Hindi:- अगर आप भी जानना चाहते हैं की ऍम एस एक्सेल (MS Excel in Hindi) के बारे में वो भी हिंदी में तो आप बिलकुल सही वेबसाइट पे आए हैं यहाँ आपको मैं पूरी जानकारी मिलेगी की ऍम एस एक्सेल क्या है (What is MS Excel in Hindi) और आप इसे कैसे इस्तेमाल कर सकते हैं वो भी संछेप में। 

परिचय (Introduction of MS Excel in Hindi)

एम एस एक्सेल की शुरुआत भले ही 1987 में रिलीज किये गये विंडोज 2.0 में एक साधारण स्प्रेडशीट प्रोग्राम के तौर पर की गयी हो लेकिन आज यह स्प्रेडशीट प्रोग्राम से कही बढ़कर है।

आज यह एक बेहतरीन व्यापारिक एप्लीकेशन प्रोग्राम के रूप में विकसित हो चुका है।

एम एस एक्सेल अकाउंटिंग के विभिन्न प्रकार के कार्यों को पूर्ण करने के लिये विकसित किया गया एक एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर है,

जिसमें कई प्रकार के टूल्स, फॉर्मूला और अन्य सुविधाएं प्रदान की गयी हैं।

एम एस एक्सेल हमें अपना कार्य आसानी से पूरा करने की काफी सहूलियत प्रदान करता है, जैसे यदि आपको यदि आपको अपने रिजल्ट का कूल योग पता करता है

तो आप ‘Sum’ फंक्शन का प्रयोग कर सकते है या फिर औसत पता करने के लिये ‘Average’ का। इस अध्याय में आप एक्सेल के बारे में काफी महत्त्वपूर्ण जानकारियाँ प्राप्त करेंगे।

एक्सेल की बेहतर विशेषताएँ (Enhanced features of MS Excel in Hindi)

बेहतर वर्कशीट (Better Worksheet): 

एम एस एक्सेल 2007 में अपने पिछले सभी संस्करणों से ज्यादा बड़ी वर्कशीट प्रदान की गयी है। एम एस एक्सेल 2003 तक एक वर्कशीट में पंक्तियों की 65,536 तथा कॉलम्स की कूल संख्या 256 थी।

एक्सेल 2007 में इसे कूल संख्या पंक्तियों के लिये 16 गुना बढाकर 10,48,576 तथा कालम्स के लिये 64 गुना बढाकर 16,384 कर दिया गया है, जो किसी भी प्रकार के डाटा के लिये पर्याप्त है

कैरेक्टर प्रदर्शन (Character Display): 

एम एस एक्सेल 2003 तक एक्सेल वर्कशीट की एक सेल (Cell) में आप अधिकतम 1000 कैरेक्टर्स को प्रदर्शित किया जा सकता था।

परंतु एम एस एक्सेल 2007 में सेल के लिये इस सीमा को बढ़ाकर 32,767 कर दिया गया है।

बेहतर शॉटिंग तथा फिल्टरिंग (Improved Sorting and Filtering):

आप अपनी वर्कशीट में जो भी डाटा प्रविष्ट करते हैं उसे तुरंत खोजने के लिये, एम एस एक्सेल आपको शॉटिंग तथा फिल्टरिंग को आसानी से एक्सेस करने को सुबिधा प्रदान करता है

एक्सेल शॉटिंग (Sorting) के 64 स्तर प्रदान करता है तथा ऑटो फिल्टर (Auto Filter) ड्रॉपडाउन से 10,000 प्रविष्टियों में से किसी भी प्रविष्टि का चयन कर सकते हैं।

बेहतर चार्ट विकल्प (Improved Charts Options): 

एम एस एक्सेल आपको व्यापारिक चार्ट्स का निर्माण करने के लिये नये टूल्स प्रदान करता है।

जैसेनई चार्ट स्टाइल, बैकग्राउण्ड, लेआउट्स लेबल्स तथा अन्य चार्ट टूल्स टैब विकल्पच।

नये फाइल फॉर्मेट्स (New File Formats):

एम एस एक्सेल में कई नये फाइल फॉर्मेट (Extensions) प्रदान किये गये हैं, जिनका प्रयोग केवल एम एस एक्सेल में ही हो सकता है।

एक्सेल में निर्मित फाइल xml (Extensible Markup Language) पर आधारित है। इस कारण से लगभग सभी फाइल फॉर्मेट्स को xml पर आधारित किया गया है।

अर्थात् एक्सेल 2003 तक वर्कशीट के लिये उपयोग होने वाले फॉर्मेट Xls को बदलकर Xlsx कर दिया गया है,

जिस कारण से एक्सेल में निर्मिति वर्कशीट के केवल एक्सेल में ही उपयोग किया जा सकता है कि इसके पिछले किसी संस्करण में।

पेज लेआउट व्यू (Page Layout View):

एम यस एक्सेल में अपने यूजर को स्प्रेडशीट का बेहतर लुक देने के लिये पहली बार पेज लेआउट व्यू को परिचित किया गया है।

एक्सेल का पेज लेआउट व्यू वर्ड के पेज लेआउट व्यू की तरह ही कार्य करता है, जिसमें आपकी स्प्रेडशीट अलगअलग पेजों में दिखायी देती है।

फंक्शन्स को आसानी से एक्सेस करना (Easy accessing to Functions): 

एम एस एक्सेल में प्रदान किये गये 347 फंक्शन्स को एक्सेस करना, इसके पिछले सभी संस्करणों से ज्यादा आसान है।

एक्सेल में ‘Formulas’ टैब दिया गया है जिसमें सभी फंक्शन्स को उनके कार्यों के अनुरूप अलगअलग वर्गों में वर्गीकृत किया गया है।

फॉर्मूला ऑटोकम्लीट ((Formula Auto complete): 

एम एस एक्सेल में इसके पिछले संस्करणों की तुलना में फॉर्मूला टाइप करने के लिये एक अन्य सुविधा का नाम है फॉर्मूला ऑटोकम्लीट।

एक्सेल में जब आप ‘=’ टाहप करने के बाद किसी फॉर्मूला के पहले अक्षर को टाइप करते हैं तो उस अक्षर से शुरू होने वाले सभी फॉर्मूलों की एक लिस्ट दिखायी देने लगती है जिससे आप अपनी आवश्यकतानुसार किसी भी फॉर्मूला का चयन कर सकते हैं

सैकड़ों टेम्पलेट्स (Hundreds of Templates): 

एक्सेल 2007 में व्यवस्थित रूप से कार्य पूर्ण करने के लिये आपको माइक्रोसॉफ्ट ने इसमें सैकडों टेम्पलेट्स प्रदान किये गये हैं,

जिन्हें आप अपनी आवश्यकतानुसार पहले से सेव टेम्पलेट्स के रूप में उपयोग कर सकते है या फिर माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस ऑनलाइन से डाउनलोड कर सकते हैं

माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस एक्सेल आरम्भ करना (Starting MS Office Excel in Hindi)

एम एस एक्सेल आरम्भ करने के लिये निम्न चरणों का अनुसरण

कीजिए:

  • स्टार्ट बटन पर क्लिक कीजिए या सर्च बॉक्स में सर्च कीजिये।
  • Microsoft Office पर क्लिक कीजिए और Microsoft Office Excel पर क्लिक कीजिए

वर्कबुक और वर्कशीट (Workbook and Worksheet of MS Excel in Hindi)

वर्कबुक और वर्कशीट में उतना ही अंतर है जितना पुस्तक और पन्ने में होता है। एम एस एक्सेल का प्रयोग करके जिस फाइल का निर्माण किया जाता है उसे वर्कबुक कहते हैं।

इस फाइल में आप डाटा प्रविष्ट करने के लिये जो शीट होती है उसे वर्कशीट पास्ता हैं एक वर्कबुक में डिफॉल्ट रूप से 3 वर्कशीट्स होते हैं जिन्हें आप अपनी आवश्यकतानुसार घटा या बढ़ा सकते हैं।

वर्कशीट को स्प्रेडशीट भी कहते हैं। सामान्यत: स्प्रेडशीट शब्द का प्रयोग वर्कबुक के लिये किया जाता है लेकिन सत्य यह है वर्कशीट वर्कबुक में पंन्तियों और कॉलम्स से बनी हुई तालिका है, जिसमें कई सेल होते हैं।

एम एस एक्सेल की एक स्प्रेडशीट में कूल 10,48,576 पक्तियाँ दी गयी है जिन्हें 1 से 1048576 तक दर्शाते हैं तथा 16,384 कॉलम्स हैं जिन्हें A से XFD तक दर्शाते हैं।

यानी एक वर्कशीट में कार्य करने के लिये आपके पास कूल 17,17,98,69,184 सेल्स हैं। सेल एक प्रकार का आयताकार बॉक्स होता है जिसमें यूजर अपना डाटा प्रविष्ट कर सकता है।

इन सेलों का निर्माण पंक्तियों और कॉलम्स के प्रतिच्छेदन से होता हैं। इसलिए इनका नामकरण भी दोनों के नामों के अनुसार ही होता है,

जैसे A1, DS151 तथा XFD356563A एक्सेल 2007 में पहली सेल का नाम A1 तथा अंतिम सेल का नाम XFDI048576 होता है।

नयी वर्कबुक का निर्माण करना (Creating a New Workbook)

आप निम्न चरणों का अनुसरण करके नई वर्कबुक का निर्माण कर सकते हैं:

ऑफिस बटन पर क्लिक कीजिए और ओपन मेन्यू से ‘New’ पर क्लिक कीजिए.

डायलॉग बॉक्स ओपन होगा जिसमें Blank Workbook पर क्लिक कीजिए

अब Create पुश बटन पर क्लिक कीजिए।

अगर आप किसी वर्कबुक का निर्माण टेम्पलेट्स का प्रयोग करके करना चाहते हैं तो निम्न चरणों का अनुसरण कीजिए:

ऑफिस बटन पर क्लिक कीजिए और ओपन मेन्यू से ‘New’ पर क्लिक कीजिए।

New Workbook’ डायलॉग बॉक्स ओपन होगा जिसमें Installed Templates पर क्लिक कीजिए।

अगर आपको किसी विशेष टेम्पलेट का प्रयोग काना है तो Microsoft Office Online द्वारा प्रदान किये गये वर्गों में से उपयुक्त वर्ग पर क्लिक कीजिए और ओपन हुए लिस्ट बॉक्स से उपयुक्त टेम्पलेट स्टाइल का चयन करके Download पुश बटन पर क्लिक कीजिए।

वर्कबुक को सेव करना (Saving a Workbook of MS Excel in Hindi)

वर्कबुक में डाटा को प्रविष्ट करने के पश्चात् आप निम्न प्रकार से उसे सेव कर सकते हैं:

ऑफिस बटन पर जाइये।

ओपन मेन्यू से Save या Save As पर क्लिक कीजिए या Ctrl +S शॉर्टकट कुंजी का प्रयोग कीजिए या फिर क्विक एक्सेस टूलबार से सेव टूल पर क्लिक कीजिए

Save As डायलॉग बॉक्स ओपन होगा इसमें File Name टेक्स्ट बॉक्स में फाइल का उपयुक्त नाम टाइप कीजिए।

फाइल को स्टोर करने के लिये पाथ का चयन करने के लिये Save in ड्रॉपडाउन लिस्ट का उपयोग कीजिए।

अंत में Save पुश बटन पर क्लिक कीजिए।

एम एस एक्सेल 2007 में सेव की गयी फाइल का डिफॉल्ट रूप से फॉर्मेट fi lename.xlsx होता है।

यदि आप किसी अन्य फॉर्मेट के साथ अपने डॉक्यूमेंट को सेव करना चाहते हैं, तो निम्न चरणों का अनुसरण कीजिए:

ऑफिस बटन पर जाइये।

ओपन मेन्यू से Save या Save As पर क्लिक कीजिए या Ctrl +S शॉर्टकट कुंजी का प्रयोग कीजिए या फिर क्विक एक्सेस टूलबार से सेव टूल पर क्लिक कीजिए।

ओपन Save As डायलॉग बॉक्स के File Name टेक्स्ट बॉक्स में फाइल के लिये उपयुक्त नाम टाइप कीजिए

ड्रॉप डाउन लिस्ट से उपयुक्त फॉर्मेट का चयन कीजिए जैसे

  1. xlsm – macro-enabled workbook
  2. xltx – template workbook
  3. xltm – macro-enabled template
  4. xlsb – binary workbook
  5. xls 97-2003 excel workbook

Save पद ड्रॉपडाउन लिस्ट से फाइल को स्टोर करने के लिये पाथ का चयन कीजिए।

Save पुश बटन पर क्लिक कीजिए।

वर्कबुक को ओपन करना (Opening a Workbook of MS Excel in Hindi)

अपनी वर्कबुक फाइल को ओपन करने के लिये आपको निम्न चरणों का अनुसरण करना होगा:

ऑफिस बटन पर जाइये।

ओपन मेन्यू से Open पर क्लिक कीजिए या Ctrl+O शॉर्टकट कुंजी का प्रयोग कीजिए या फिर क्विक एक्सेस टूलबार से ओपन टूल पर क्लिक कीजिए।

आपके सामने Open; डायलॉग बॉक्स होगा। इसमें File Name टेक्स्ट बॉक्स में उस फाइल का नाम टाइप कीजिए जिसे आप ओपन काना चाहते हैं,

Files of Type ड्रॉपडाउन लिस्ट ओपन करके फाइल के फॉर्मेट का चयन कीजिए और Look In से उस पाथ का चयन कीजिए जहाँ फाइल स्टोर है। इच्छित फाइल का चयन कीजिए।

अंत में Open पुश बटन पर क्लिक कीजिए

वर्कशीट का प्रीव्यू देखना (Previewing Worksheet of MS Excel in Hindi)

किसी वर्कशीट को प्रिन्ट करने से पहले यह आवश्यक और सुविधाजनक है कि उस वर्कशीट का प्रीव्यू या प्रिन्ट प्रीव्यू देख लिया जाए

प्रीव्यू देख लेने से हमें यह पता चल जाता है कि हमारे डॉक्यूमेंट का प्रिन्ट हमें कागज पर किस प्रकार से प्राप्त होगा।

इस प्रक्रिया से हम वर्कशीट के प्रिन्ट डॉक्यूमेंट के मार्जिन (Margin ), आकार ( Size) आदि का अंदाजा लगा सकते हैं।

आप निम्न प्रकार से अपनी वर्कशीट का प्रिन्ट प्रीव्यू देख सकते हैं:

ऑफिस बटन पर क्लिक कीजिए।

प्रिंट पर जाइये तथा प्रिन्ट प्रीव्यू (Print Preview) पर क्लिक कीजिए या F4 शॉर्टकट कुंजी का प्रयोग कीजिए या फिर क्विक एक्सेस टूलबार से प्रिन्ट प्रीव्यू टूल पर क्लिक कीजिए

ओपन हुई प्रिन्ट प्रीव्यू विंडो में आपको निम्न विकल्प मिलेंगे :

Print: इस गुप में हमें प्रिन्ट बटन तथा पेज सेटअप बटन प्राप्त होते हैं।

Zoom: इस टूल के विकल्पों का उपयोग करके हम अपने डॉक्यूमेंट के आकार से सम्बन्धि कार्य करते हैं, जैसे डॉक्यूमेंट के आकार को बढ़ाकर या घटाकर देखना।

Preview: इस टूल में हमें प्रीव्यू से सम्बन्धित विकल्प मिलते है, जैसै नेक्स्ट पेज (Next Page) तथा प्रीवियस पेज (Previous Page) चेक बॉक्स और क्लोज प्रिन्ट प्रीव्यू बटन आदि।

डाटा को प्रिन्ट करना (Printing Data of MS Excel in Hindi)

कम्प्यूटर का प्रयोग करके किये गये किसी भी डॉक्यूमेंट के निर्माण में उसका प्रिन्ट प्राप्त करना एक अत्यंत महत्त्वपूर्ण कार्य है क्योंकि यदि हमें प्रविष्ट डाटा को किसी ऐसे व्यक्ति के समक्ष प्रस्तुत करना है,

जो कम्प्यूटर के समक्ष प्रस्तुत नहीं है या कम्प्यूटर का प्रयोग करके उस पर कार्य नहीं कर सकता है तो उसका प्रिन्ट प्राप्त करके आगे के कार्य किये जा सकते हैं।

डाटा के इस प्रिन्ट को हम प्रिन्ट आउट या हार्डकॉपी कहते हैं। आप निम्न प्रकार से वर्कशीट का प्रिन्ट प्राप्त कर सकते हैं:

ऑफिस बटन पर क्लिक कीजिए

Print’ पर जाइये तथा ओपन हुए सबमेन्यू में दिये गये ‘Print पर क्लिक कीजिए या Ctrl+P शॉर्टकट कुंजी का प्रयोग कीजिए या फिर क्विक एक्सेस टूलबार से प्रिन्ट टूल पर क्लिक कीजिए

डायलॉग बॉक्स ओपन होगा जिसमें आपको निम्न विकल्प मिलेंगे :

Print: इस खण्ड में हमें प्रिन्टर का नाम, उसकी दशा (Status), प्रकार (Type) तथा स्थिति (Where) जैसे विकल्प मिलते हैं

Page Range: इस खण्ड में हम यह निर्धारित करते हैं कि, अपने वर्कशीट के सभी पेजों का प्रिन्ट प्राप्त करना है (All) या फिर किसी निश्चित पेज रेंज का (Selected Page)

Copies: इस खण्ड में हम यह निर्धारित करते हैं कि हमें अपने डॉक्यूमेंट के प्रत्येक पेज की कितनी प्रतियाँ चाहिए।

Print what: इस भाग में तीन रेडियो बटन प्राप्त होती हैं, जिसका प्रयोग करके आप यह है निर्धारित कर सकते हैं कि आप किसी निश्चित सेल रेंज का प्रिन्ट प्राप्त है करना चाहते हैं या वर्तमान वर्कशीट का या फिर सम्पूर्ण वर्कबुक का।

उपरोक्त विकल्पों के बाद OK पर क्लिक कर दीजिए।

वर्कबुक में वर्कशीट इन्सर्ट करना (Inserting Worksheet in Workbook of MS Excel in Hindi)

एक्सेल 2003 तक एक वर्कबुक के अंदर अधिकतम 255 वर्कशीट्स का निर्माण किया जा सकता था लेकिन एक्सेल में इस फीचर को काफी उन्नत किया गया,

जिस कारण से आप एक वर्कबुक पर कितनी वर्कशीट्स इन्सर्ट कर सकते हैं यह अब निर्भर करता है आपके कम्प्यूटर की स्टोरेज क्षमता पर।

अर्थात अब एक वर्कबुक में वर्कशीट की संख्या न्यूनतम एक भी हो सकती है तथा अधिकतम बताना संभव नहीं है

Home कमांड के Cells ग्रुप पर जाइये और Insert पर क्लिक कीजिए।

ओपन मेन्यू से Insert Sheet पर क्लिक कीजिए या शीट टैब में दायीं और स्थित इन्सर्ट शीट टूल पर क्लिक कीजिए | या फिर

शीट टैब पर माउस से दायाँ क्लिक कीजिए।

एक मेन्यू ओपन होगा इसमें Insert पर क्लिक कीजिए

ओपन Insert डायलॉग बॉक्स से Worksheet का चयन कीजिए और OK पर क्लिक कर दीजिए।

https://youtu.be/q85n1RQBjno

Practical of MS Excel in Hindi 

पॉइंटर (Pointer of MS Excel in Hindi)

विडोज़ ऑपरेटिंग सिस्टम पर कार्य करते हुए आपने यह देखा होगा कि अलगअलग कार्यों के अनुसार विंडोज अलगअलग पॉइन्टर्स का प्रयोग करता है। इसी प्रकार से एक्सेल में अलगअलग कार्यों के अनुसार कई पॉइन्टर्स का प्रयोग किया गया है.

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मैं आसा करता हूँ की आपको बहुत सारी जानकारी मिली होगी ऍम एस एक्सेल (MS Excel in Hindi) के बारे में और अब आप प्रैक्टिकल कर के भी देख सकते हैं ताकि आपको और भी अच्छे से समझ आजाएगा अगर आप और भी जानना चाहते हैं डिटेल में तो यहाँ क्लिक करें।